La gestión de contratos es uno de esos procesos que muchas empresas pasan por alto, pero cuando se administra correctamente, puede marcar la diferencia entre un negocio eficiente y uno que lucha constantemente con problemas administrativos, retrasos y pérdidas de oportunidades.
Si estás aquí, es porque probablemente has oído hablar de los softwares de gestión de contratos, pero tienes preguntas como: ¿realmente vale la pena invertir en uno? Pues déjame decirte que sí, y en este artículo te explicaré por qué un software de gestión de contratos puede ser lo que tu negocio necesita.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de gestión de contratos? – contractexperience
Aquí es donde entra lo interesante. ¿Qué beneficios obtendrás al implementar un sistema digital de gestión de contratos en tu empresa? A continuación, te explicaré los más importantes:
Acelera los tiempos de aprobación
¿Sabías que los contratos son una de las áreas donde más se pierden horas laborales? Entre revisiones, correos electrónicos, reuniones y aprobaciones, pueden pasar semanas o incluso meses para que un acuerdo se cierre.
Con un software de gestión de contratos, todo esto cambia. Los flujos de trabajo automatizados hacen que los contratos pasen por las manos correctas de manera mucho más eficiente. Además, puedes crear listas de tareas pendientes dinámicas que te muestran exactamente qué está pasando con cada contrato.
Por ejemplo, si un contrato está atascado en la aprobación de un gerente, el sistema enviará recordatorios automáticos o incluso escalará la situación para que no se convierta en un cuello de botella. Menos tiempo perdido, más acuerdos cerrados.
Visibilidad total y centralización de datos
¿Alguna vez has tenido que buscar desesperadamente un contrato antiguo en un cajón lleno de papeles? Con un software de gestión de contratos, eso es cosa del pasado.
Este tipo de herramienta centraliza todos los contratos en un repositorio digital seguro, donde puedes:
- Buscar contratos específicos por fecha, nombre o términos clave.
- Asegurarte de que tu equipo utilice las plantillas y cláusulas más actualizadas, evitando errores.
- Acceder a los contratos desde cualquier lugar, incluso si estás trabajando de forma remota.
Además, puedes generar informes detallados sobre el estado de los contratos, lo que te da una visión clara de cómo están funcionando tus procesos y dónde podrías mejorar.
Nunca más pierdas una fecha de renovación
¿Sabías que olvidar renovar un contrato a tiempo puede costarle miles de euros a una empresa? Ya sea porque pierdes una oportunidad o porque terminas en condiciones desfavorables, las fechas de renovación son críticas.
Un software de gestión de contratos te permite configurar alertas automáticas para que nunca más olvides un plazo. Estas alertas se personalizan según tus necesidades y no se desactivan hasta que alguien haya tomado las acciones necesarias.
Así, aseguras que cada contrato esté bajo control, maximizando su valor.
Mejora la organización de documentos
¿Recuerdas esos archivadores llenos de contratos acumulando polvo? Con un software de gestión de contratos, puedes digitalizar todo y almacenarlo en un único lugar. Incluso puedes escanear documentos físicos usando tecnología OCR, lo que te permite buscar texto dentro de los documentos escaneados.
Además, características como el control de versiones te ayudan a realizar un seguimiento detallado de todos los cambios realizados en cada contrato.
Software de gestión de contratos: guía del comprador para 2025 – contractexperience
¿No tienes muy claro qué deberías de tener en cuenta al momento de elegir un software de gestión de contratos? No te preocupes, ahora te daremos algo de información que te puede ser de gran utilidad para evitar cualquier tipo de complicación:
1.- ¿Qué sistema es el más adecuado?
Antes de buscar sistemas de gestión de contratos en Google, necesitas realizar una investigación interna. Así como definirías el tamaño de almacenamiento, potencia de procesamiento y sistema operativo antes de comprar un portátil, debes determinar las necesidades de tus usuarios finales antes de explorar opciones de sistemas.
El primer paso clave es identificar qué tipo de sistema es adecuado para las necesidades específicas de tu empresa. Por ejemplo, podrías buscar un sistema que no solo facilite la entrada de datos, sino que también mantenga un registro de auditoría y un historial de documentos para cumplir con los requisitos de cumplimiento.
Crea una lista inicial de criterios de evaluación, incorporando aportes de tantos usuarios finales como sea posible. Esto garantizará que las funcionalidades del sistema cubran todas las necesidades operativas.
2.- ¿Quiénes lo utilizarán?
Una vez que tengas una lista extensa de requisitos del sistema, es momento de depurarla. Forma un comité con los principales responsables de la toma de decisiones en cada departamento. Es fundamental ir más allá del departamento de TI e incluir representantes de todas las áreas afectadas por la gestión de contratos.
Si no involucras a tantos departamentos como sea posible desde el principio, será difícil convencer al personal de que el sistema seleccionado es el adecuado. Las redes profesionales, ferias comerciales y sitios corporativos ofrecen información valiosa sobre sistemas de gestión de contratos, pero los comentarios de colegas y compañeros son la fuente más clara e imparcial de información.
Además, contar con representantes de cada área agilizará el proceso de aprobación, especialmente para justificar la inversión ante el departamento financiero.
3.- ¿Cómo se distribuye la información?
Este punto merece especial atención. La forma en que una empresa maneja y distribuye su información crítica está profundamente ligada a su cultura organizacional. Tu sistema de gestión de contratos debe reflejar cómo se hacen las cosas en tu empresa.
Por lo general, las empresas buscan sistemas que aumenten el acceso a la información para todo el personal. Sin embargo, también es importante que el sistema permita establecer diferentes niveles de acceso. Generalmente el personal solicita sistemas que:
- Permitan al equipo de ventas acceder a datos de contratos.
- Envíen alertas de renegociación o renovación al departamento de compras.
- Generen notificaciones automáticas de vencimiento de seguros a los gerentes de proyectos en sitio.
- Proporcionen detalles clave sobre reembolsos a los gestores de relaciones.
Asegúrate de identificar las necesidades específicas de distribución de información de tus gestores de contratos antes de elegir un sistema.
Un software de gestión de contratos no es solo una herramienta, es una inversión que puede transformar la forma en que tu empresa maneja acuerdos y relaciones comerciales. Desde acelerar los tiempos de aprobación hasta garantizar el cumplimiento normativo, los beneficios son claros: más eficiencia, menos errores y un mayor control en todas las etapas del ciclo de vida de los contratos.
Si tu empresa maneja un gran volumen de contratos o simplemente busca mejorar su organización y eficiencia, implementar un software de este tipo es el siguiente paso lógico. Es hora de dejar atrás el caos del papel y abrazar la transformación digital que hará que tus procesos sean más rápidos, inteligentes y efectivos.