KIT DE COMUNICACIÓN

El «KIT DE COMUNICACIÓN ERASMUS+ 2023» del SEPIE (Servicio Español para la Internacionalización de la Educación) sirve como una guía completa para beneficiarios de proyectos Erasmus+, destacando la importancia de la comunicación para el éxito y el impacto de sus iniciativas. El documento detalla las etapas clave de la difusión, desde la planificación hasta la evaluación, proporcionando consejos prácticos y herramientas para cada fase. Incluye una sección extensa sobre recursos de comunicación como videos, infografías y publicaciones, y presenta diversas iniciativas de comunicación del SEPIE, como la Newsletter y Radio Erasmus+. Además, enfatiza la necesidad de visibilizar el proyecto a través de una identidad visual consistente, el uso adecuado del logotipo de la UE y licencias abiertas para los resultados. Finalmente, resume la importancia de la comunicación continua a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para maximizar su alcance y sostenibilidad.

 

Este documento resume las ideas principales y la información crucial contenida en el «KIT DE COMUNICACIÓN ERASMUS+ Edición 2023» elaborado por el Área de Comunicación del Servicio Español para la Internacionalización de la Educación (SEPIE), la Agencia Nacional Erasmus+ en los ámbitos de la Educación y la Formación. El objetivo principal de este kit es proporcionar a los beneficiarios del programa Erasmus+ estrategias y recursos para una comunicación y difusión efectiva de sus proyectos.

El kit enfatiza la importancia fundamental de la comunicación para el éxito de los proyectos Erasmus+. Como se indica: «Comunicar y difundir lo que estáis haciendo en cada momento constituye la clave del éxito en vuestro viaje de transformación Erasmus+ ya que, por muy buenos que puedan ser los resultados y el impacto conseguido con vuestros proyectos, si no comunicáis lo que hacéis, no llegaréis a conectar con los públicos objetivos, no os daréis a conocer a otras instituciones y tampoco crearéis en la comunidad educativa ese sentimiento de pertenencia a algo más grande que uno mismo.»

La comunicación efectiva va más allá de la mera transmisión de información; busca crear un relato (storytelling) que «toque el alma» de los públicos y acerque los testimonios de los protagonistas para incrementar el impacto. Al compartir experiencias y resultados, los beneficiarios permiten que una comunidad más amplia se beneficie del programa Erasmus+ y pueden convertirse en una fuente de inspiración para otros. El impacto del programa se mide no solo por la calidad de los resultados, sino también por el grado en que son conocidos y utilizados por otros.

 

El kit estructura el proceso de comunicación en cinco etapas fundamentales, entendidas como un «viaje»:

Planifica tu viaje: Esta etapa inicial subraya la necesidad de una planificación cuidadosa. Se recomienda consultar la guía del programa, desarrollar una estrategia de comunicación, colaborar con los socios, comprender los objetivos del programa, establecer objetivos de comunicación específicos, identificar el público destinatario, elegir los mensajes clave y determinar actividades y canales (medios, web, redes sociales). Es vital diferenciar entre Comunicación (informar sobre proyectos y resultados), Difusión (poner resultados a disposición para su uso) y Aprovechamiento de resultados (utilizar los resultados para la práctica o políticas). La elaboración de un plan de comunicación anual y un plan de difusión (se incluye una plantilla en el anexo) son pasos esenciales. Se destacan cinco hitos clave en la estrategia de comunicación: Objetivos, Público, Mensajes clave, Actividades y canales, e Indicadores.

Visibiliza tu proyecto: Se centra en la creación de la identidad visual del proyecto, la «marca». Esto incluye diseñar un logotipo que represente la esencia y los valores, y utilizarlo de manera coherente en todos los materiales (web, impresos, redes). Un punto crucial es la obligatoriedad de utilizar el emblema de la Unión Europea (bandera de la UE) con la declaración «Cofinanciado por la Unión Europea» en todos los materiales promocionales y de comunicación. Se proporcionan enlaces para descargar el logotipo oficial en diferentes versiones y tamaños, así como ejemplos de buen y mal uso. También se debe incluir un enlace a la web del SEPIE en las plataformas de difusión del proyecto. Se fomenta el uso de licencias abiertas para poner a disposición del público los recursos, documentos y materiales didácticos generados por el proyecto de manera digital y gratuita, sin ceder los derechos de autor pero permitiendo el uso, compartido y adaptación. Se incluye un texto de exención de responsabilidad a utilizar en publicaciones.

Escribe los relatos: Esta etapa se enfoca en documentar el proyecto y convertirlo en una historia cautivadora. Es fundamental diferenciar entre información y narración para conectar con el público. Se debe elegir el estilo en función del formato (redes sociales, web, medios) y crear una estrategia de contenido definiendo el contenido, formato y tono para el público objetivo. Para el formato digital, se recomiendan textos breves y sencillos, verbos activos, uso de encabezados, párrafos, enlaces y elementos multimedia.

Comparte los resultados: Destaca la importancia de difundir los resultados del proyecto (productos tangibles o intangibles como publicaciones, métodos, experiencias) para reconocer logros, difundir conocimiento, establecer una comunidad de aprendizaje y generar impacto. Se listan ejemplos de resultados tangibles (manuales, informes, herramientas, estudios, guías, informes de evaluación, certificados, boletines) e intangibles (conocimientos, sensibilización cultural/ambiental, habilidades lingüísticas). Se identifican canales de comunicación adecuados, incluyendo las redes sociales del SEPIE (@sepiegob en X, Facebook, Instagram, YouTube, TikTok, LinkedIn y Spotify) y la importancia de la interacción mencionando al SEPIE y usando la etiqueta #ErasmusPlus. Se recomienda utilizar sitios web para garantizar la presencia digital, la Plataforma de Resultados de los Proyectos Erasmus+ (E+PRP) como herramienta para visibilizar proyectos y buscar socios, y planificar la difusión considerando la oportunidad, frecuencia y momentos clave de comunicación. La participación en eventos es clave para ampliar contactos y evaluar el proyecto.

Evalúa tu viaje: La etapa final es crucial para hacer balance y planificar mejoras futuras. La evaluación de las actividades de comunicación debe ser continua (antes, durante y después de la actividad) utilizando indicadores de rendimiento (cuantitativos o cualitativos) como alcance en redes, visitas web, cobertura de prensa, participantes en eventos y encuestas de satisfacción. Es vital recopilar datos, supervisar la actividad (con herramientas como Hootsuite o Metricool), analizar las lecciones aprendidas y readaptar las actividades en función de los datos para incrementar el alcance e impacto. La evaluación del éxito se mide a través de métricas como hechos y cifras de la web, cobertura mediática, encuentros con agentes, métricas de redes sociales, participación en congresos e impacto en políticas.

 

El SEPIE pone a disposición de los beneficiarios una amplia gama de recursos y apoya iniciativas para facilitar la comunicación y difusión:

Materiales de Comunicación del SEPIE: Vídeos (informativos, de experiencias, sobre oportunidades), Infografías (presentación atractiva de información y datos, incluyendo datos de adjudicación de proyectos), Folletos y otras publicaciones (libros, recomendaciones, información sobre beneficios de Erasmus+).

Mapas Interactivos de Proyectos Erasmus+: Mapas por sector educativo (Educación Escolar, Formación Profesional, Educación Superior, Educación de Personas Adultas) que muestran la distribución geográfica de proyectos finalizados y en curso.

Otras Iniciativas y Plataformas Educativas:Premio Europeo a la Enseñanza Innovadora (EITA): Reconocimiento a prácticas docentes sobresalientes en proyectos Erasmus+.

Europass: Portfolio gratuito multilingüe para gestionar la carrera profesional y reflexionar sobre capacidades y experiencias.

EuroAprendices: Red de «embajadores y difusores Erasmus+» (estudiantes y personal) que comparten sus experiencias.

EPALE: Comunidad plurilingüe de profesionales del aprendizaje de adultos.

European School Education Platform (ESEP): Punto de encuentro del sector de la educación escolar (incluye eTwinning).

Erasmus Student Network (ESN): Asociación para la ayuda y desarrollo del intercambio de estudiantes.

Erasmusintern.org y Erasmobility in action: Plataformas para facilitar la búsqueda de ofertas de prácticas en Educación Superior y Formación Profesional, respectivamente.

OLS (Online Linguistic Support): Apoyo Lingüístico en Línea para mejorar el conocimiento del idioma utilizado en la movilidad.

Portfolio Europeo de las Lenguas (PEL): Documento para registrar experiencias de aprendizaje de lenguas y culturas.

Portal Europeo de la Juventud: Información sobre oportunidades para jóvenes en Europa.

Euroguidance: Red de centros nacionales de recursos e información para la orientación.

CEDEFOP: Organismo de la UE sobre Formación Profesional.

European Schoolnet: Red de Ministerios de Educación para llevar la innovación a la enseñanza y el aprendizaje.

Eurodesk: Red de apoyo para crear conciencia sobre oportunidades de movilidad de aprendizaje.

Eurydice: Red de unidades nacionales que publican información y análisis comparativos de sistemas educativos europeos.

Enic-Naric: Red para ayudar en el reconocimiento de títulos extranjeros y la movilidad académica y profesional.

Europe Direct: Puntos de contacto e información sobre Europa.

SOLVIT: Servicio para resolver problemas con derechos en el mercado único de la UE.

 

El SEPIE promueve varias iniciativas en las que los beneficiarios pueden participar:

Newsletter SEPIE: Boletín electrónico gratuito con novedades y actividades. Los proyectos pueden aparecer en esta publicación.

Radio Erasmus+: Iniciativa para dar visibilidad a las experiencias de centros, instituciones y participantes a través de la radio.

Café viajero Erasmus+: Espacio para compartir experiencias, testimonios y buenas prácticas.

#ErasmusDays: Campaña de celebración europea para difundir proyectos Erasmus+, implicando a la comunidad educativa y la ciudadanía. En 2023 se celebró del 9 al 14 de octubre. Se anima a los beneficiarios a registrar actividades en la web y compartirlas en redes sociales con la etiqueta #ErasmusDays. Se destacaron temas como el Año Europeo de las Competencias y las prioridades del programa.

Buenas prácticas: El SEPIE selecciona proyectos destacados por su gestión, enfoques innovadores, énfasis en la comunicación/difusión, impacto, sostenibilidad y transferibilidad. Los proyectos reconocidos como buenas prácticas se difunden a través de los canales del SEPIE.

 

El kit concluye reiterando que la comunicación es una tarea necesaria que requiere planificación y revisión constante a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto (antes, durante y después). Es como «lluvia fina» que va calando poco a poco en el público. Desarrollar un proyecto Erasmus+ contribuye a la internacionalización y prestigio de las organizaciones, y la comunicación es clave para maximizar la difusión e impacto de los proyectos y sus resultados, generando nuevas oportunidades y logrando emocionar a los públicos objetivos. La comunicación, difusión y aprovechamiento de resultados deben ser compañeros de viaje en la gestión del proyecto.

Anexos: El kit menciona la inclusión de plantillas modelo para el Plan de Difusión, nota de prensa y autorizaciones de derechos de imagen (adultos y menores).

Este briefing resume los puntos esenciales del Kit de Comunicación Erasmus+ 2023 del SEPIE, ofreciendo una guía práctica y conceptual para los beneficiarios en sus esfuerzos de comunicación y difusión.