Letter of Appointment – CEJA (Andalucia) or MEFP (Ministry) and how to complete basic paperwork before and after the arrival at school

CURSO 2022/23

• Preparations before arriving in Spain During the months of June and July, the language assistant will receive a Letter of Appointment. The Letter of Appointment is an official document of the assignment for the position of language assistant in Spain, and it is essential in order to be able to complete basic paperwork, such as applying for a visa, opening a bank account, or managing a rental agreement.

The first step to take once the Appointment Letter is received is to get in touch with the assigned school/s and/or contact person. It is important to know that
most schools are closed during the month of August.

Questions that might be useful to ask the assigned school/mentor:
– Age of the students you will be with.
– Number of teachers who teach the target language.
– School calendar.
– School dress code.
– Transportation for arriving at your school.
– Mentor teacher contact information.
– When to arrive, where to go and who to look for.
– If possible, the names and contact information of previous language assistants. It
might be useful to get firsthand information about their experiences at the same location,
the teaching methodology, housing, etc.
– What authentic materials can be brought to the classroom.

STEPS TO FOLLOW  WHEN CONTACTING YOUR MENTOR AT SCHOOL

1º Facilitar el nombramiento recibido por parte de auxiliares.ced@juntadeandalucia.es al mentor/a del centro educativo.

Please, do attach the Letter of Appointment so that the school principal can identify what set you belong to, either CEJA or MEFP. Depending on the type the administrative procedures that they will have to pursue might be different.

Local Registration
Once you have settled at the permanent address in Spain, you may go to the City Hall or corresponding Municipal Council to register locally. In some autonomous communities this may be required. Information on the steps to take and the necessary documentation can be found on the website of the City Hall of the destination town.

 

2º En dicho nombramiento debe figurar el cupo, si se trata de auxiliares nombrados por CEJA (Consejería de Desarrollo Educativo y Formación Profesional) o si se trata de MEFP (Ministerio de Educación y Formación profesional).

Es importante que reconozcas lo que supone pertenecer a un cupo u a otro ya que en CEJA cuentas con una cobertura sanitaria de la compañia ADESLAS si eres ciudadano extracomunitario o bien con la TARJETA SANITARIA EUROPEA si eres comunitario.

For Europeans: THE HEALTH CARE CARD will ensure health assistance in any state-funded hospital.

For non-Europeans: PRIVATE INSURANCE «ADESLAS» will ensure health assistance in any private hospital. Please, do identify those at your arrival. No assistance will be provided at state-funded hospital but in those cases of urgency when no private assistance is available at the location where the language assistant has set his her residence.

• Desde el 1 de octubre los auxiliares procedente de países extracomunitarios (EEUU, India, Marruecos…) tendréis habilitado vuestro seguro médico con la aseguradora Adeslas: https://www.segurcaixaadeslas.es/  
• La empresa os mandará un correo electrónico proporcionándoos información así como una carta que os permitirá asistir a cualquiera de los centros sanitarios que tienen convenio con Adeslas. Posteriormente la compañía enviará la tarjeta sanitaria a vuestro centro educativo.
• Es muy importante que reviséis el catálogo de centros y servicios ya que sólo seréis atendidos de forma gratuita en ellos: https://www.segurcaixaadeslas.es/cuadromedico/busqueda . No podréis acudir a la red sanitaria pública salvo si se trata de una urgencia vital en un entorno rural en el que no haya urgencias sanitarias de la compañía Adeslas.  
• Por otro lado, los auxiliares comunitarios podrán acceder a todos los centros sanitarios de la red pública presentando su Tarjeta Sanitaria Europea. Tendréis más información sobre el seguro sanitario y otros trámites en la Jornada de Acogida de Auxiliares de Conversación que tendrá lugar del 4 al 10 de octubre en la capital de vuestra provincia.

En el caso de pertenecer al MEFP la cobertura sanitaria la gestiona el Ministerio/ If you belong to the MEFP set private assistance will be provided through ensurance that will be managed by the Ministry. Access to documentation will be made directly by mail attachements from the Ministry management office. 

3º How to obtain a bank account:

You need your NIE (on the visa)

The account number must have this format:

Two letters

ES and 22 digits

Example:

ES 76 2077 0024 0031 0257 5766

If you have opened a bank account without an NIE, when you obtain the NIE you must notify this number to the bank immediately, otherwise, they may freeze
your account. After obtaining the NIE, it is likely that the bank account number will automatically change. You should ask the bank about the possibility of this happening. If the bank account number does change, provide your new bank details through the Profex platform and communicate immediately your new bank details

In order to receive your October stipend as soon as possible, it is necessary for the school to receive bank account details a.s.a.p

• It is possible that, due to the complexity of the process, the first monthly stipend may be dalayed.
• Payments for each month will be made during the first 15 days of the following month.
• Do not close ypur Spanish bank account until after you have received your last payment.

Otra diferencia entre los dos cupos es cómo recibes la mensualidad. En el caso del cupo CEJA, el abono de los 700 euros mensuales lo hace el centro educativo; mientras que aquellos/as auxiliares del cupo MEFP reciben directamente la mensualidad en sus cuentas bancarias desde el MEFP.

Monthly payment will be provided by MEFP also directly to the LANGUAGE ASSISTANT´s account, whereas those belonging to the CEJA set will receive their monthly stipend by a bank account transfer from the school.

4º Documentación necesaria a la llegada al centro para auxiliares de cupo CEJA y MEFP:

• CARTA PARA EL BANCO (IDENTIFICACIÓN COMO AUXILIAR)  para la obtención de un número de cuenta bancaria en el que recibir los ingresos mensuales.
• CARTA PARA LA OFICINA DE EXTRANJERÍA (IDENTIFICACIÓN DEL AUXILIAR) para trámites como la obtención del NIE/ TIE

* If your mentor has not provided both letters (to identify yourself at the bank and also at the police department for NIE and TIE obtention), please write down an email to plurilinguismo.dpco.ced@juntadeandalucia.es

Language assistants from member countries of the European Union: how to obtain the EU Registration Certificate .

The first step to take upon arriving is to apply for an EU Registration Certificate at the immigration office or police station in the assigned city or town. Assistants will have to go to the local immigration office (or, if there is none, to the corresponding police station), in order to apply for registration in the Central Register of Foreign Nationals.
To apply for the EU Registration Certificate, a fee must be paid (about ten euros) and the following documents will have to be provided:

Documents to be provided:

• Modelo oficial EX-18 (the EX-18 form), in duplicate, duly completed and signed. Valid identity document (if it is expired, a copy of both the expired
  document and the renewal application will have to be provided). The original document must be presented upon submitting the application.
• Appointment Letter.
• Proof of payment of the corresponding fee.

Once the application is submitted and the fee has been paid, a Registration Certificate will be issued, which will include name, nationality, address, date of registration and Foreigner Identification Number (NIE). This number will be required by the bank to open the Spanish bank account which will allow the assistant to receive the monthly stipend.

It may also be possible to request the NIE, before arriving in Spain, at the consular offices of the Embassy of Spain in the assistant’s country. However, once in Spain the assistant is required to apply for the EU Registration Certificate locally.

 

Language assistants from countries outside the European Union: How to obtain the Foreigner Identity Card.

The assistant, upon arriving at the destination, must apply for the Foreigner Identity Card (TIE), in which the Foreigner Identification Number (NIE) appears. This must be done at the local immigration office or police station.

The TIE is the document that proves that foreigners have obtained a residence permit or authorization to stay in Spain for a period of more than 6 months.
To apply for the TIE, the corresponding fee must be paid (about fifteen euros) and provide the following documents must be provided (only if it is the first time applying for it):

Documents to be provided:

• Application form (EX-17), duplicate, completed, and signed.
• Original and photocopy of the passport or travel document (with the stamp, sign or mark made upon entry at the border checkpoint), and visa.
• Three recent passport-size photographs (4×3 cm) in color with a white background.
• Original and photocopy of the visa, if applicable.
• Original and photocopy of the letter of appointment as language assistant from the Ministry of Education and Vocational Training or from the
  corresponding autonomous community.
• Proof of payment of the corresponding fee.

Oficina de Extranjería en Córdoba

Recomendamos leer atentamente esta información sobre LOS PRIMEROS PASOS A LA LLEGADA AL CENTRO:

 

CURSO 2021/22

Descarga de documento de MEFP – PRIMEROS TRÁMITES

tramites-aacc-mefp

Los auxiliares de conversación necesitan hacer dos trámites a su llegada a España:

• Obtener el NIE/TIE en las Oficinas de Extranjería y Comisarías de Policía de las localidades donde colaboren (en un plazo de 30 días desde su llegada a España).

Estos trámites serán diferentes para lo comunitarios y los no comunitarios. En los siguientes enlaces encontrarás unas instrucciones para realizarlo.

          –Instucciones-trámites-extranjería-Comunitarios

          – Instucciones-trámites-extranjería-NOComunitarios

          – Instrucciones tramites extranjería auxiliares Reino Unido (Brexit)

          – Carta para presentar en la oficina de extranjería

 EL/LA AUXILIAR DEBE PRESENTAR LA CARTA DE IDENTIFICACIÓN FACILITADA POR EL TUTOR EN EL CENTRO EN LA OFICINA DE EXTRANJERÍA 

• Apertura de cuentas bancarias. Carta que deberán llevar al banco. Carta a banco 2020/2021

EL/LA AUXILIAR DEBE PRESENTAR LA CARTA DE IDENTIFICACIÓN FACILITADA POR EL TUTOR EN EL CENTRO EN LA OFICINA O SUCURSAL BANCARIA 

https://drive.google.com/file/d/14jtnwGgZX_cZOGVttlX2EmwuM1z2x8N2/view?usp=sharing

• Información sobre el seguro de atención sanitaria:La compañía que se hará cargo es ADESLAS, que remitirá a las direcciones de los centros  las tarjetas para los auxiliares no comunitarios y para aquellos auxiliares comunitarios que no dispongan de la tarjeta sanitaria europea. Los auxiliares procedentes de Reino Unido serán beneficiarios de este seguro a partir del Brexit, es decir, desde 1 de enero de 2021. Hasta tanto reciban sus tarjetas, dispondrán de un certificado provisional remitido por email a sus cuentas personales y también a vosotros. El seguro sólo tiene validez en territorio nacional. Si van a desplazarse fuera de España, deberán contratar un seguro de viajes. Cuadro médico y la relación de hospitales de ADESLAS, así como los teléfonos de la compañía a los que puedan llamar https://www.doctoralia.es/clinicas/cordoba/adeslas      https://aseguramossalud.com/oficinas/cordoba/
• Es fundamental saber dónde deben acudir en caso de emergencia. Si los beneficiarios del seguro privado de ASISA hacen uso del sistema público de salud, deberán abonar el coste del servicio.

 

Auxiliares comunitarios

– Tarjeta sanitaria europea https://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=857&langId=es&intPageId=1304

– Certificado de penales

– NIE (*Necesaria para obtener un número de cuenta bancario para recibir el ingreso de la subvención por parte del centro mensualmente).

Auxiliares extracomunitarios

– Tarjeta sanitaria ADESLAS, que se enviará al correo electrónico del auxiliar de conversación.

– Certificado de penales.

– NIE y TIE (Tarjeta de identidad de extranjero) para estancias de 8 meses, como es el acaso del auxiliar de conversación.

http://www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/extranjeria/regimen-general/tarjeta-de-identidad-de-extranjero

• Concepto
• Ámbito de aplicación
• Obligaciones del titular
• Solicitud: lugar y documentación
• Vigencia de la tarjeta del extranjero
• Competencia
• Expedición y entrega

Finalmente, todos/as los/as auxiliares deben tener un número de cuenta bancaria española para recibir el ingreso mensual de la subvención de 700 euros.

AUXILIARES BRITÁNICOS Y AUSTRÍACOS PROCEDENTES DE UNIVERSIDADES 

Varios auxiliares vienen en el marco del programa a Erasmus+ o de otra movilidad de sus universidades, sobre todo son británicos y austriacos. Reciben créditos por su formación en el extranjero por lo que se pueden firmar por parte de los tutores, además les pedirán un informe final.

En el documento que nos mandan viene definida la figura de mentor y supervisor:

Mentor: the role of the mentor is to provide support, encouragement and information to the trainee on the life and experience relative to the enterprise (culture of the enterprise, informal codes and conducts, etc.). Normally, the mentor should be a different person than the supervisor.

Responsible person in the receiving organisation (supervisor): this person is responsible for signing the Learning Agreement, amending it if needed, supervising the trainee during the traineeship and signing the Traineeship Certificate.

Teniendo esto presente, consideraríamos que el mentor es la persona coordinadora del programa bilingüe y el supervisor el director/a del centro.

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FONDO SOCIAL EUROPEO Los/as auxiliares que pertenecen a este cupo:

1º Deben tener el horario registrado en Séneca.

https://drive.google.com/file/d/1vb_3LQh4t6AgbKdlgMjOcsABtNWWroH-/view?usp=sharing

2º Deben tener un control de asistencia con registro de las ausencias y la recuperación de las horas.

https://drive.google.com/file/d/1tUSfnrttWWrF0DrOyio91uGvqInHsg30/view?usp=sharing

3º Debe habilitarse un espacio para recoger los recursos que elabore a lo largo de su estancia en el centro.

• Plataforma Digital Educativa 
• Blog 
• Web corporativa del centro

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PREGUNTAS FRECUENTES (FAQs)

 

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Además de la información facilitada en cursos anteriores, este año a causa del Brexit, hay novedades para los auxiliares procedentes de Reino Unido curso 2020/21.

Auxiliares de conversación de Reino Unido: El Acuerdo de Retirada de Reino Unido de la Unión Europea (Brexit) ha previsto el establecimiento de un periodo transitorio hasta el 31 de diciembre de 2020. Durante ese periodo se mantendrán los derechos derivados de la aplicación del Derecho de la Unión.

Los auxiliares de conversación británicos que ya tienen un certificado de registro, presentarán la siguiente documentación en la Oficina de Extranjería o Comisaría de Policía de la provincia de residencia:

• Impreso de solicitud –EX 23 Solicitud de tarjeta (art. 18.4 Acuerdo de Retirada).
• Pasaporte válido y en vigor.
• Impreso acreditativo del abono de la tasa correspondiente (modelo 790, código 012).
• Una fotografía tamaño carné.

Los auxiliares que NO tienen un certificado de registro en España, deberán presentar una solicitud con la siguiente documentación:

• Impreso de solicitud –EX 20- Solicitud de documento de residencia artículo 18.4 para nacionales del Reino Unido.
• Pasaporte válido y en vigor.
• Original y fotocopia del  nombramiento como auxiliar de conversación.

Tras la aprobación de residencia se solicitará la tarjeta con el formulario EX 23.

Los auxiliares de conversación que lleguen después del 31 de diciembre de 2020 tendrán unos derechos distintos, bien los que les reconozca la relación futura entre la Unión Europea y el Reino Unido, bien, en defecto de ello, los que se les reconozca por la legislación española.

Para más información: http://www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/brexit

Recuerde que la realización de estos trámites es competencia de las distintas Delegaciones o Subdelegaciones de Gobierno del lugar donde vaya a residir.