Proyecto Meraky

«A veces menos, es más», eso es lo que entendió Francesco Cirillo, desarrollador de software y empresario italiano, en su primer año de Universidad. En época de exámenes se enfrentaba a largas jornadas de estudio y, sin querer que esto pasara, el cerebro de Francesco no paraba de recordarle otras tareas pendientes o experiencias vividas, se desconcentraba, no conseguía ser productivo. Estando en la cocina de su casa cogió un temporizador con forma de tomate y señaló 10 minutos en los que se propuso concentrarse de pleno en la materia a estudiar. Y funcionó: obligarse a concentrarse antes de recompensarse con un descanso lo ayudó a hacer más, incluso con el tiempo de descanso. 

Pero, ¿en qué consiste la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro fue concebida a finales de 1980 y consiste en usar un temporizador para dividir el trabajo en bloques de tiempo enfocados (generalmente 25 minutos, pero podemos adaptarlos) separados por un breve descanso, generalmente recomendado de cinco minutos.

En principio se recomienda que, tras cuatro bloques de tiempo de trabajo consecutivos, se realice un descanso más largo, alrededor de 20 o 30 minutos.

A cada bloque de trabajo lo denominamos “pomodoro” en honor al temporalizador de cocina que utilizó su creador en su inicio que tenía forma de tomate.

La técnica Pomodoro es usada principalmente para incrementar la productividad en el trabajo.

¿Cómo la llevamos a cabo?

En primer lugar, prepararemos las sesiones de ‘pomodoro’ y para ello debemos listar las tareas que tenemos que realizar y clasificarlas.

• • Divide las tareas complejas: Si para un proyecto o tarea tienes que seguir muchos pasos y la planificación indica que demandará más de cinco ‘pomodoros’, divídela en tareas más pequeñas y simples. Por ejemplo, si tienes que escribir un informe, puedes crear una tarea para cada etapa del proceso de escritura: la investigación, el borrador, la redacción y la edición.
  • Agrupa las tareas pequeñas: Combina las tareas simples que demandarán menos de un ‘pomodoro’. Por ejemplo, “programar una reunión” y “responder a los emails” podrían ir en la misma sesión. Es lo que llamamos bloques de tiempo.
  • Programa sesiones ‘pomodoro’ extra: Planifica algunas sesiones ‘pomodoro’ extra por si acaso hay tareas que lleven más tiempo del esperado. Puede ser muy útil para aliviar el estrés de cumplir con los vencimientos, si te encuentras con algún inconveniente. Si al final no usas esas sesiones ‘pomodoro’ extra, puedes usarlas para capacitarte o para tareas opcionales. 

Una vez tienes este trabajo previo preparado comienzan nuestros ciclos de “pomodoro” y para ello seguiremos la siguiente ruta:

1. 1. Elige la tarea que vas a trabajar.
   2. Comienza un temporizador de 25 minutos (o el tiempo estimado, podemos ir incrementando el tiempo a partir de los 10 minutos si no tenemos desarrollada la capacidad de concentración). Si sientes la necesidad de hacer algo diferente al trabajo durante un período de concentración, anótalo. Con el tiempo, te entrenarás para ser más productivo durante cada pomodoro. Las distracciones internas hay que combatirlas entrenando el autocontrol. 
   3. Trabaja hasta que suene el temporizador
   4. Tómate un breve descanso de cinco minutos
   5. Cada cuatro pomodoros (períodos de enfoque), toma un descanso más largo, generalmente de 20 a 30 minutos

Debido a que toda la técnica se centra en cronometrar tus períodos de enfoque y descansos, es útil confiar en una aplicación de temporizador.

¿Y qué podemos hacer en los periodos de descanso?

Los descansos deben ser utilizados de manera inteligente. Cirillo sugiere realizar actividades muy sencillas como beber un vaso de agua, tomar un café, estirarse, etc.

Los estadounidenses usan el término NEAT (termogénesis por actividad sin ejercicio) para indicar el conjunto de actividades que no son atribuibles a una actividad deportiva específica, pero que pueden mantener nuestro metabolismo activo y quemar calorías. En cambio, es mejor no involucrarse en otros esfuerzos cognitivos cómo responder a un correo de trabajo.

¿Cuáles son los beneficios de esta técnica?

Los beneficios de la técnica Pomodoro provienen de los descansos frecuentes, que ayudan a que tu mente se mantenga fresca y se reclacionan con los descansos cerebrales de los que habla la neurociencia.

Los bloqueos de tiempo enfocados también te obligan a cumplir con límites fijos, por lo que te animará a completar una tarea más rápidamente o, en el caso de una tarea grande, extenderla en varios pomodoros.

Entre los beneficios más destacados podemos señalar:

1. 1. Permite entrenar el control inhibitorio (función ejecutiva básica), controlar las distracciones y tu tiempo. La técnica Pomodoro te permite tomar el control de tu propio tiempo. Si una persona se te acerca en medio de un pomodoro, usa el enfoque “informar → negociar → programar → volver a llamar” para posponer la interrupción hasta que estés listo. Informa amablemente que estás ocupado, pero negocia y programa un horario en el que estarás disponible para ayudarle. Luego, cuando estés listo, invítalos a volver y hablar contigo. Cuando las distracciones son internas (correo electrónico, memes de gatos, o de repente recuerdas que es el cumpleaños de tu madre), escríbelas en un papel y llega hasta el final de tu pomodoro. Durante un descanso, puedes enviarle a esta persona un nuevo meme de gato u pedir flores para tu madre.
   2. Incrementa la responsabilidad. Al final de cada pomodoro, tómate un minuto para escribir todo lo que has logrado. Mantener un registro de tu trabajo te permitirá ser consciente de tu productividad y poder evaluar tu rendimiento.

1. 3. Mejorar la planificación semanal y trimestral. Además de aumentar la responsabilidad, registrar tus logros facilitará la planificación efectiva en el futuro. Con el tiempo, podrás estimar con precisión cuántos pomodoros necesitarás para completar un determinado tipo de proyecto. Te permitirá saber a ciencia cierta cuánto trabajo eres capaz de sacar en el tiempo real del que dispones y ello a su vez te permitirá poder decidir cuánto trabajo eres capaz de asumir según el tiempo que tengas disponible.

1. 4. Disminuir los posibles riesgos ergonómicos y psicosociales derivados de este tipo de tarea. Esta técnica te exige tomarte descansos que son beneficiosos para reducir los riesgos ergonómicos y psicosociales derivados de este tipo de tarea. Levantarse para estirar las piernas previene la aparición de dolor de espalda y hombro inducido por el escritorio. Del mismo modo, permitir que tu mente divague durante unos minutos reduce el agotamiento de la jornada, y cuando te siente bien física y mentalmente, haces más cosas.

1. 5. Mantener la motivación. A medida que se acerca al final de un pomodoro y tu trabajo está casi terminado, se convierte en una carrera emocionante contrarreloj para terminar antes de que se acabe el tiempo. La emoción te motiva a trabajar más rápido, incluso cuando normalmente comenzarías a disminuir la velocidad. Estas cortas explosiones de motivación se suman con el tiempo y aumentarán la cantidad de trabajo que realizas.

Repasamos lo aprendido con el siguiente recurso procedente de Youtube:

Espero que este post os haya sido de utilidad, !!dejadme comentarios sobre cómo os ha ido utilizando esta técnica!!

 

Fuentes utilizadas:

Libro: La técnica Pomodoro®: El famoso método para gestionar el tiempo que ha cambiado la vida a 2 millones de personas. Editorial: Paidos.

https://protecciondatos-lopd.com/empresas/tecnica-pomodoro/

https://www.universia.net/es/actualidad/orientacion-academica/metodo-estudio-tecnica-pomodoro-1157076.html

https://asana.com/es/resources/pomodoro-technique