TRATAMIENTO DE DATOS EN EDUCACIÓN

En esta entrada pretendo aclarar algunos términos y aspectos relacionados con el tratamiento de datos en el ámbito educativo y qué establece la normativa actual al respecto. 

Cuando hablamos de tratamiento de datos lo primero que debemos delimitar es a qué nos referimos.

¿QUÉ SE ENTIENDE POR TRATAMIENTO DE DATOS?

Cualquier actividad en la que estén presentes datos de carácter personal constituirá un tratamiento de datos, ya se realice de manera manual o automatizada, total o parcialmente, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

De esta definición podemos concluir que en los centros educativos realizamos muchas actividades de tratamiento de datos y las mismas se realizan por parte de la dirección del centro, la administración y el profesorado. Todas las personas e instituciones que traten datos deben seguir unos PRINCIPIOS FUNDAMENTALES.

Los datos personales serán: 

• • tratados de manera LÍCITA, LEAL Y TRANSPARENTE.
  • recogidos con FINES DETERMINADOS, EXPLÍCITOS Y LEGÍTIMOS.
  • adecuados, pertinentes y LIMITADOS en relación con la FINALIDAD del TRATAMIENTO.
  • EXACTOS y, si fuera necesario, ACTUALIZADOS.
  • CONSERVADOS durante no más TIEMPO DEL NECESARIO para los FINES del TRATAMIENTO.
  • tratados GARANTIZANDO SU SEGURIDAD.

¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS?

La persona física o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad, contenido y uso del mismo, bien por decisión directa o porque así le viene impuesto por una norma legal.

En el ámbito educativo el responsable del tratamiento de datos sería:

Pero nuestra normativa distingue otra figura junto al responsable del tratamiento de datos. Se trata del ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, que se define como «La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento».

¿CUÁNDO VAMOS A TRATAR DE DATOS?

La legislación vigente identifica dos situaciones posibles que nos habilitarían para el tratamiento de datos:

1. 1. 1. 1. Que exista una competencia atribuida por una NORMA CON RANGO DE LEY.
         2. Que se haya dado el CONSENTIMIENTO INFORMADO EXPRESAMENTE.

En los centros educativos trataremos datos en ambos casos.

En el caso de que tratemos datos por la competencia atribuida por una norma con rango de ley (función docente y orientadora, relación jurídica derivada de la matriculación, etc) deberemos informar a las familias en los siguientes extremos:

• • de la existencia de un fichero o tratamiento de datos personales, 
  • de la finalidad para la que se recaban los datos y su licitud, por ejemplo, para el ejercicio de la función educativa, o para difundir y dar a conocer las actividades del centro, 
  • de la obligatoriedad o no de facilitar los datos y de las consecuencias de negarse, 
  • de los destinatarios de los datos, 
  • de los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos, 
  • de la identidad del responsable del tratamiento: EL CENTRO O LA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA.

En el caso de ser un supuesto en el que se requiere el CONSENTIMIENTO INFORMADO Y EXPRESO, éste deberá recabarse a través de una solicitud claramente distinguida, de fácil acceso y usando un lenguaje claro y sencillo. 

Hay que recordar que se tiene derecho a RETIRAR EL CONSENTIMIENTO en cualquier momento, y el procedimiento para hacerlo debe ser tan fácil como el de darlo, aunque será lícito el tratamiento previo.  De estos términos habrá que informar a las/los interesados. 

Es importante recordar que la CARGA DE LA PRUEBA sobre la prestación del consentimiento es del responsable del tratamiento. Por ello es conveniente recabar el consentimiento por un medio que permita la misma.

Además será necesario que el CONSENTIMIENTO SEA INFORMADO, es decir, deberemos informar de los siguientes términos a las/los interesados:

• • La normativa aplicable.
  • El archivo al que se incorporan los datos.
  • Los derechos que tienen sobre sus datos.
  • La persona responsable de los datos.
  • El tiempo por el que se van a mantener los datos.
  • Motivo por el que se recaban.

 

Espero que toda esta información os haya sido de utilidad. Seguiremos repasando aspectos interesantes relativos a la protección de datos en el ámbito educativo en posteriores entradas.