OBLIGACIÓN DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LOS CENTROS EDUCATIVOS

Se acercan las primeras reuniones con las familias y el encuentro con nuestro alumnado mayor de edad, por ello he querido hacer esta entrada en la que resumo nuestras obligaciones de información en relación a la normativa vigente de protección de datos que espero que os sea de utilidad.

Es importante recordar que los centros educativos van a realizar tratamientos de datos legitimadas por tres circunstancias diferentes y esto va a suponer que se desplieguen distintos efectos jurídicos (obligaciones y derechos).

Vamos a repasar las distintas posibilidades:

• • Tratamiento de datos legitimado por una norma con rango legal. La mayoría de las actividades de tratamiento de datos que desarrollan los centros educativos se realizan bajo la legitimación que le ofrece una norma con rango legal, por lo tanto, no requieren consentimiento expreso e informado. El artículo 27.1 de la Constitución Española reconoce el derecho fundamental a la educación y este derecho implica una necesaria actividad administrativa y su consecuente tratamiento de datos personales. Los centros educativos, ya sean de titularidad pública o privada, pueden tratar los datos personales de su alumnado que sean necesarios para el ejercicio de su función educativa y orientadora, así lo establece la Ley Orgánica de Educación, que habilita el tratamiento de los datos del alumnado con este fin desde el momento en que el alumnado se incorpora al sistema educativo. Igualmente, habilita a los centros educativos, en su caso, para que ceda datos del alumnado en caso de cambio de centro. Asimismo, la Ley Orgánica de Educación habilita a las escuelas para el tratamiento de datos de categorías especiales de datos cuyo conocimiento sea necesario para la educación y la orientación del alumnado. La Ley Orgánica de Educación legitima el tratamiento de datos personales relacionados con el origen y ambiente familiar del alumnado y su familia, características o condiciones personales, datos relativos a la patria potestad y la custodia, datos sobre resultados de la función docente y orientadora, características o condiciones personales del alumnado en cuanto sean necesarios para la función educativa, datos de matriculación del alumnado, discapacidades, enfermedades crónicas, TDAH, intolerancias alimentarias, alergias o tratamientos médicos.
  • Tratamiento de datos por consentimiento expreso e informado. Para todas aquellas otras funciones que no formen parte de la función docente y orientadora de los centros, será necesario contar con la base jurídica para tratar los datos correspondientes (consentimiento, contrato, interés público, etc.). (Para saber más del consentimiento informado: Consentimiento expreso e informado en protección de datos )
  • Tratamiento de datos legitimado por la relación contractual existente. No se requiere el consentimiento cuando se trata de datos necesarios para mantener o cumplir la relación laboral o administrativa que mantengan con el centro. Si bien, es importante señalar que rige el principio de proporcionalidad en el tratamiento (art. 5 RGPD), esto significa que se deberán tratar los datos estrictamente necesarios y proporcionales a la finalidad perseguida.

Los diferentes supuestos que legitiman el tratamiento van a generar diferentes obligaciones para los centros educativos.

En el caso de que tratemos datos por la competencia atribuida por una norma con rango de ley (función docente y orientadora, relación jurídica derivada de la matriculación, etc) deberemos informar a las familias o alumnado mayor de edad en los siguientes extremos:

• • • de la existencia de un fichero o tratamiento de datos personales,
    • de la finalidad para la que se recaban los datos y su licitud, por ejemplo, para el ejercicio de la función educativa, o para difundir y dar a conocer las actividades del centro,
    • de la obligatoriedad o no de facilitar los datos y de las consecuencias de negarse,
    • de los destinatarios de los datos,
    • de los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos,
    • de la identidad del responsable del tratamiento: el centro o la administración educativa.

Es importante recordar el principio de proactividad que exige que las instituciones que tratan datos informen adecuadamente de estos aspectos, así como, el hecho de que es la institución la que deberá contar con medios probatorios de la existencia de esta comunicación de la información y de que se ha realizado en los términos que legalmente se establecen.

¿Y a efectos prácticos sobre qué deberíamos informar a las familias o al alumnado mayor de edad al principio de curso? A menos deberíamos informar con un documento que incluyera los siguientes puntos:

1. 1. 1. Se van a tratar sus datos personales. Este tratamiento, cuando se refiere a la función docente y orientadora, responde al cumplimiento de una obligación legal por lo que no requieren su consentimiento, si bien tendrán a su disposición los derechos de autodeterminación informativa que reconoce la normativa. Si se negaran al tratamiento NO podrían obtener el servicio público que ofrecemos.
      2. En el caso de tratamientos no contemplados en el apartado anterior, les solicitaremos el consentimiento expreso e informado. Deben saber que el consentimiento será requerido a mayores de 14 años o a tutores legales de los menores de 14.
      3. El centro va hacer uso de las siguiente APPs y plataformas educativas que cumplen los estándares de ciberseguridad……………… con la finalidad de llevar a cabo el proyecto educativo.
      4. Se podrán ejercitar los derechos relacionados con la protección de datos en este correo electrónico: ………… (o indicar otro método, recordando que debe ser fácil y ágil)
      5. Recordarles que la normativa les reconoce los derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión (“derecho al olvido”), limitación del tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones individualizadas.
      6. Así mismo, no olvidar que están obligados a mantener actualizados los datos personales, con especial mención a los relacionados con la guardia y custodia y la patria potestad, que deberán ser comunicados de manera inmediata al centro para velar por l@s menores implicad@s.

Y recordad debéis obtener prueba de que se ha procedido a informar de todos estos aspectos.

¡Espero que os sea de utilidad!